Bei hohem Umlaufvermögen durch offene Forderungen mit Zahlungskonditionen von mehr als 30 Tage oder bei Forderungsausfälle durch verspätete Zahlungseingänge der Kundenrechnungen, ist meist ein schlechtes Forderungsmanagement der häufigste Grund, welcher zu einer vorübergehenden Unternehmenskrise und damit zu einer Insolvenz führen kann. Durch das unzureichende Forderungsmanagement, wozu auch hinaus gezögerte Rechnungsstellungen von offenen Forderungen gehören, können ernsthafte Liquiditätsprobleme entstehen, welche bis zur eigenen Zahlungsunfähigkeit führen und schnell in einem Unternehmenskonkurs enden können …
Forderungsmanagement © Falko Matte (Fotolia)
Aus diesem Grund sollte jeder Unternehmer bestrebt sein, sein Forderungsmanagement auszubauen und effektiv zu gestalten. Für ein sehr effektives Forderungsmanagement stehen ihm dabei die verschiedensten Möglichkeiten zur Verfügung. Einige lassen sich sofort in die Tat umsetzen, andere bedürfen einer gewissen Vorbereitungsphase. Den- noch sollten Unternehmen ihr Forderungsmanagement immer wieder aufs Neue auf den Prüfstand stellen, da die Gefahr andernfalls einfach zu groß ist, Forderungsausfälle und verspätete Zahlungen zu riskieren, welche langfristig wiederum einen Liquiditätsengpass und im schlimmsten Fall sogar die Insolvenz zur Folge haben. Als einfachste Lösung für ein effektives Forderungsmanagement ist die regelmäßige und vor allem zügige Rechnungsstellung zu nennen. Diese sollte für eine sicherstellende Liquidität vom Unternehmen, stets sofort nach Erledigung eines Auftrages erfolgen. Statt ernsthafte Liquiditätsprobleme zu riskieren und nur einmal im Monat eine Rechnung zu stellen, sollte die Rechnungsstellung nach jedem Auftrag gelegt werden, um so zur Liquiditätsdeckung für einen steten Zahlungseingang zu sorgen.
Damit gelingt es dann nämlich auch, zu den Terminen, an denen Unternehmen selbst Zahlungen leisten müssen, ein gedecktes Konto aufzuweisen. Ein weiterer Pluspunkt im Forderungsmanagement ist die Gewährung von Skonto für besonders schnelle Zahler. Hierbei ist es von Bedeutung, dass explizit auf die Skontogewährung hingewiesen wird. Sehr vielen Kunden bietet es einen besonderen Anreiz zu einer schnellen Zahlung, wenn bereits aus der Rechnung ersichtlich wird, wie hoch der Skontobetrag und damit die Einsparungen beim neuen Rechnungsbetrag sind. Keinen Schutz vor Liquiditätskrisen und nicht ratsam dagegen ist es, wenn die Zahlungsziele verlängert werden. Dies führt erfahrungsgemäß nur dazu, dass die Zahlungsziele noch weiter überschritten werden, was für den hauseigenen Liquiditätsplan schnell problematisch werden kann und meist noch mehr Liquiditätsprobleme verursacht. Neben einer schlechten Rechnungs- stellung bzw. einer schlechten Verhandlung der Zahlungskonditionen spielt im Forderungsmanagement weiterhin eine effektives Mahnwesen eine gewichtige Rolle und hat einen hohen Stellenwert inne.
Beim Mahnwesen kommt es umso mehr darauf an, wirklich konsequent zu mahnen und dass in recht kurzen Abständen. Ein Wechsel zwischen schriftlicher und telefonischer Mahnung kann ebenfalls hilfreich sein, um die Forderungen schneller eintreiben zu können. Außerdem kann ein soge- nanntes externes Factoring im Forderungsmanagement erfolgreich eingesetzt werden. Dieses bietet viele Vorteile: Zum Einen werden die verkauften Forderungen sofort beglichen, so dass keine langen Wartezeiten auf die Kundengelder mehr notwendig sind. Zum Anderen ist das Risiko des Forderungsausfalls mit Factoring vollständig ausgeschlossen. Zwar muss man für das Factoring auch einen kleinen Prozentsatz der Forderungssumme abziehen, allerdings bekommt der Unternehmer dafür sein Geld vom Finance Factorer deutlich schneller. Zudem werden die Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung entlastet, was weiteres Geld einspart.
Zusätzlich sollten Unternehmer stets darauf achten, dass die Debitorenbuchhaltung und der Vertrieb im eigenen Unternehmen eng zusammenarbeiten. So können ausgelöste Aufträge zurück gehalten werden, bis die offenen Forderungen beglichen sind. Dadurch gelingt es ebenfalls sehr häufig, die Forderungen einzutreiben. Hierfür ist gutes Public Relations und ein effektiver Informationsfluss unverzichtbar. Unternehmer stehen dabei in der Pflicht, ihre Mitarbeiter dahingehend anzuhalten, sich untereinander auszutauschen. Sinnvoll kann es hierbei sein, eine Besprechung einmal wöchentlich oder monatlich durchzuführen, in der alle betroffenen Mitarbeiter über die aktuellen Entwicklungen in Kenntnis gesetzt werden. Auch eine einheitliche Verfahrensweise sollte dabei abgesprochen werden, um das Forderungsmanagement und das Liquiditätsmanagement kontinuierlich zu verbessern.
